N i e d e r s c h r i f t

über die öffentliche Sitzung der Verbandsversammlung des Schulverbandes Fleckeby vom 02.04.2019.

Sitzungsort:  in der Grundschule Fleckeby, Am Holm 2, 24357 Fleckeby
Beginn der Sitzung:  19.00 Uhr
Ende der Sitzung:  20.05 Uhr

Anwesend sind:
Verbandsvorsteher Peter Thordsen
Verbandsmitglied Hermann Busch
Verbandsmitglied Dirk Harder
Verbandsmitglied Iben Hougaard-Neumann
1. stellv. Verbandsvorsteher Hartmut Keinberger
Verbandsmitglied Karsten Lassen
Verbandsmitglied Ina Möbius
Verbandsmitglied Heiko Radloff
Verbandsmitglied (w. B.) Jörg Reulecke
Verbandsmitglied Rainer Röhl
Verbandsmitglied Ursula Schwarzer
Verbandsmitglied Ingo Wilde

Abwesend sind:
Verbandsmitglied Andreas Hammerich (entschuldigt )
Verbandsmitglied Manfred Radtke (entschuldigt )
Verbandsmitglied (w.B.) Matthias Thordsen (entschuldigt )

Weiterhin sind anwesend:
Verwaltung/Protokollführer Christoph Stöcks
Gast Matthias Bäsel
Gast Frau Regina Jansen
Gast Rolf Wenzel

T a g e s o r d n u n g


Öffentlich zu behandelnde Tagesordnungspunkte
1. Eröffnung der Sitzung, Feststellung der Ordnungsmäßigkeit der Ladung, der Anwesenheit und der Beschlussfähigkeit
2. Bericht des Verbandsvorstehers, der Schulleitung, VHS und der Elternvertretung
3. Änderungsanträge zur Tagesordnung
4. Änderungsanträge zur Sitzungsniederschrift der letzten Sitzung
5. Anfragen der Mitglieder der Verbandsversammlung
6. Bekanntgabe und Prüfung der Jahresrechnung 2018, Zustimmung zu der Jahresrechnung 2018 und Genehmigung der über- und außerplanmäßigen Ausgaben
  Beschlussvorlage - 1/2019
7. Erneuerung der Uhr im Giebel der Schule
  Beschlussvorlage - 3/2019
8. Weitere Vorgehensweise zur Brandschutzsanierung der Schule
  Beschlussvorlage - 4/2019
9. Ergebnis der vergleichenden Kostenschätzungen Neubau mit Sanierung der Sporthalle
  Beschlussvorlage - 5/2019
10. Erlass der Honorar- und Gebührensatzung des Schulverbandes Fleckeby für die Kommunale Volkshochschule (VHS) der Gemeinden Fleckeby, Güby, Hummelfeld und Kosel im Schulverband Fleckeby
  Beschlussvorlage - 6/2019
11. Anschaffung eines Rasenmähertreckers
Vorschlag für als nicht öffentlich zu behandelnde Tagesordnungspunkte
Öffentlich zu behandelnde Tagesordnungspunkte
13. Bekanntgaben

Öffentlich zu behandelnde Tagesordnungspunkte

zu TOP 1. Eröffnung der Sitzung, Feststellung der Ordnungsmäßigkeit der Ladung, der Anwesenheit und der Beschlussfähigkeit
Der Verbandsvorsteher eröffnet die Sitzung, stellt die Ordnungsmäßigkeit der Ladung, die Anwesenheit und die Beschlussfähigkeit fest.

zu TOP 2. Bericht des Verbandsvorstehers, der Schulleitung, VHS und der Elternvertretung
Herr Verbandsvorsteher Thordsen dankt dem ehemaligen Hausmeister Herrn Medeke für seine über Jahre geleistete Arbeit für die Schule. Seit dem 29.03.2019 ist Herr Medeke offiziell Renter, da seine passive Phase seiner Altersteilzeit vorbei ist.

Der Bericht des Verbandsvorstehers beinhaltet folgende Punkte:

- Lehrerschaft sehr zufrieden mit der Digitalisierung und den dadurch resultieren Möglichkeiten
- Amtsausschuss hat am 27.03. den Umzug des Archiv aus der Hardesvogtei beschlossen
- Problem mit der Autokraft bei der Haltestelle Esprehm
- Diverse Termine zum Brandschutz
- Aufstellung Hinweistafel Naturpark Schlei
- Probleme mit dem Rasenmähertrecker
- 2020 Verabschiedung Schulleitung

Schulleiterin Jansen berichtet über folgende Punkte:

- Sehr zufrieden mit der neuen digitalen Ausstattung
- Vorstellung von Begabungsangeboten mit den neuen digitalen Möglichkeiten
- Ab Sommer zwei 1. Klassen; 132 Schüler Schuljahr 2019/2020

Herr Dr. Wenzel informiert über folgende Angelegeheiten:

- Betrieb der VHS läuft gut
- Wieder ein Kurs zum Umgang mit dem Smartphone und ein Specksteinkurs
- Veränderung bei den Dozenten
- Z.Zt. 15 Kurse
- Raumsituation z. Zt. entspannt
- Homepage wird gerade überarbeitet
- Herr Schwarzer berichtet über die gute Resonanz zum Schleikurier

Information von der Elternvertretung

- Es haben 2 Arbeitsdienste zur Gestaltung des Schulgeländes stattgefunden
- Teilnahme Flohmarkt bei der AWO

zu TOP 3. Änderungsanträge zur Tagesordnung
Herr Thordsen stellt den Antrag, die Tagesordnung um einen neuen öffentlichen Tagesordnungspunkt 11 "Anschaffung eines Rasenmähertreckers" zu erweitern.
Diesem Antrag wird einstimmig zugestimmt.
Des Weiteren stellt er den Antrag, den neu nummerierten TOP 12 "Personalangelegenheit" nicht öffentlich zu beraten.
Diesem Antrag wird ebenfalls einstimmig zugestimmt.


zu TOP 4. Änderungsanträge zur Sitzungsniederschrift der letzten Sitzung
Änderungsanträge zur Sitzungsniederschirft liegen nicht vor.

zu TOP 5. Anfragen der Mitglieder der Verbandsversammlung
Es werden keine Anfragen gestellt.

zu TOP 6. Bekanntgabe und Prüfung der Jahresrechnung 2018, Zustimmung zu der Jahresrechnung 2018 und Genehmigung der über- und außerplanmäßigen Ausgaben
Beschlussvorlage - 1/2019
Gemäß § 94 der Gemeindeordnung ist die Jahresrechnung 2018 des Schulverbandes Fleckeby zu prüfen. Da in dem Schulverband kein eigenes Prüfungsamt besteht, übernimmt diese Aufgabe der Ausschuss zur Prüfung der Jahresrechnung. Die Prüfung der Jahresrechnung mit allen Unterlagen besteht in einer stichprobenhaften Prüfung dahingehend, ob
1. der Haushaltsplan eingehalten ist,
2. die einzelnen Rechnungsbeträge sachlich und rechnerisch vorschriftsmäßig begründet und belegt worden sind,
3. bei den Einnahmen und Ausgaben rechtmäßig verfahren worden ist,
4. die Vermögensrechnung einwandfrei geführt worden ist.

Über die Prüfung ist der Verbandsversammlung zu berichten. Diese beschließt über die Jahresrechnung in der vorliegenden Fassung und die Genehmigung der über- und außerplanmäßigen Ausgaben.

Das Jahresabschlussergebnis ergibt sich aus der Jahresrechnung 2018.       

Beschluss:
Die Jahresrechnung 2018 des Schulverbandes Fleckeby wurde geprüft. Durch Beschluss wird der Jahresrechnung 2018 in der vorliegenden Fassung unverändert zugestimmt, und die über- und außerplanmäßigen Ausgaben werden genehmigt.       

Ja-Stimmen :12
Nein-Stimmen :0
Enthaltungen :0

Die Angelegenheit wird angenommen.

zu TOP 7. Erneuerung der Uhr im Giebel der Schule
Beschlussvorlage - 3/2019
Die vorhandene Uhr im Giebel zum Schulhof ist defekt. Eine Reparatur ist nach Auskunft eines Uhrmachers unwirtschaftlich. Eine Erneuerung mit Funkuhrwerkstechnik kostet einschließlich Steiger, Reinigung der Zeiger und E-Installationen rund 3.000 €. Ein konkretes Angebot wurde angefordert. Die Erneuerung wird vom Verbandsvorsteher empfohlen.  

Beschluss:
Es wird beschlossen, eine neue Uhr für den Giebel anzuschaffen. Erforderliche Mittel werden im Nachtragshaushalt 2019 bereitgestellt.  

Ja-Stimmen :12
Nein-Stimmen :0
Enthaltungen :0

Die Angelegenheit wird angenommen.

zu TOP 8. Weitere Vorgehensweise zur Brandschutzsanierung der Schule
Beschlussvorlage - 4/2019
Nachdem der Schulverband in seiner Sitzung am 19.04.2018 zuletzt beschlossen hat, mit ersten Planungen Kosten für einen Anbau an die Schule zu ermitteln, wurde die Maßnahme fristgerecht zum Förderprogramm KInvFG II angemeldet. Leider wurde im Spätherbst 2018 mitgeteilt, dass die Maßnahme nicht in das Förderprogramm aufgenommen wurde.
Anschließend haben am 30.10.2018, 20.11.2018, 15.01.2019 und 19.02.2019 Besprechungen zwischen dem Schulverband, der Architektin, den Sonderfachleuten, der Schulleitung und der Verwaltung stattgefunden. Es wurde überlegt, wie ohne einen Anbau der Raumnot begegnet werden kann und gleichzeitig die Defizite des Brandschutzes beseitigt werden können. Um das Protokoll des Brandschutzingenieurs des Kreises nicht misszuinterpretieren, wurde auch dieser an der erneuten Begehung der Schule am 19.02.2019 beteiligt. Bis auf die Situation des 2. Rettungsweges aus dem Dachgeschoss der Schule konnten alle erforderlichen Maßnahmen eindeutig definiert werden. Hinsichtlich des 2. Rettungsweges gibt es allerdings die missliche Situation, dass weder die Amtsverwaltung noch das Kreisbauamt eine Genehmigung der am Giebel installierten Stahlspindeltreppe in den Akten haben. Es macht den Anschein, als wäre die Treppe 1991 gebaut worden, ohne eine Baugenehmigung einzuholen. Ob diese Treppe seinerzeit überhaupt genehmigungspflichtig gewesen wäre, ist unklar. Jedenfalls genügen weder das nach innen zu öffnende Ausstiegsfenster, noch das innen stehende Stahlpodest noch die schmale Stahlspindeltreppe heutigen Anforderungen an einen 2. Rettungsweg. Wäre das Konstrukt 1990 / 1991 bauaufsichtlich und brandschutztechnisch genehmigt und abgenommen worden, so könnten die Verantwortlichen ggf. Bestandsschutz geltend machen. Da dieses aber scheinbar nicht der Fall ist, wird das Flucht- und Rettungswege- sowie Raumkonzept grundsätzlich neu überarbeitet.
Der im letzten Jahr angedachte Umzug des Amtsarchives von Fleckeby nach Damp ist unterdessen beschlossen. Der Raum in der Hardesvogtei, der heute noch das Archiv beherbergt, wird im Sommer 2019 durch das Amt Schlei-Ostsee freigeräumt. Danach müsste der Raum dann noch je nach Raumkonzept der Schule als Klassen- oder Fachraum bzw. Raum für die betreute Grundschule hergerichtet werden (Bodenbelag, Maler, Akustikdecke?).

Das Ergebnis der im Dialog zwischen Schulverbandsvorsitzendem, Schulleitung und Architektin erstellten überarbeiteten Variantenprüfung und Grobplanung trägt die Architektin in der Bauausschusssitzung am 28.03.2019 vor. Dabei werden auch die damit einhergehenden Kosten beziffert, damit der Verband nach Beratung einen Beschluss der weiteren Vorgehensweise beschließen kann. 

Herr Röhl erläutert die weitere Vorgehensweise zur Brandschutzsanierung. Die notwendigen Maßnahmen sollen über einen bestimmten Zeitraum abgewickelt werden.

Beschluss:
Es wird beschlossen, die Brandschutzsanierung wie folgt weiter anzugehen:
Die Planungen sollen weiter vorangetrieben und bis zur vorbereitenden Ausführungsplanung vollendet werden. Dabei sollen insbesondere die 400-er Maßnahmen und Kosten der TGA genauer ermittelt werden. Das Ergebnis soll in den Sitzungen des Schulverbandes vor den Sommerferien 2019 vorgetragen werden. Hinsichtlich der Schaffung eines zusätzlichen Notaugangs aus dem Erdgeschossflur und eines barrierfreien WCs im EG soll durch die Architekten die Genehmigungsfähigkeit, nicht zuletzt auch unter dem Aspekt des Denkmalschutzes, geklärt werden. Möglicherweise können diese beiden Punkte noch in und nach den Herbstferien 2019 umgesetzt werden.
Brandschutzdefizite aus dem Brandschau- Protokoll, die ohne bauliche Maßnahmen beseitigt werden können und noch nicht wurden, sollen abgestellt werden. Dabei geht es z.B. um
  • Brandlasten aus dem Treppenhaus entfernen
  • Feuerlöscherstandorte und Beschilderung prüfen
  • Abfallbehälter aus den Fluren entfernen
  • Panikschloss im Anbau vorsehen und prüfen
  • Brandschutzordnung anfertigen (Frau Hanke wird Frau Jansen bei der Erstellung unterstützen). 

Ja-Stimmen :12
Nein-Stimmen :0
Enthaltungen :0

Die Angelegenheit wird angenommen.

zu TOP 9. Ergebnis der vergleichenden Kostenschätzungen Neubau mit Sanierung der Sporthalle
Beschlussvorlage - 5/2019
Nachdem der Schulverband in seiner Sitzung am 19.04.2018 zuletzt beschlossen hat, mit ersten Planungen Kosten für die Sanierung der Sporthalle zu ermitteln, wurde die Maßnahme fristgerecht zum Förderprogramm KInvFG II angemeldet. Tatsächlich wurde die Maßnahme in das Förderprogramm aufgenommen und ein Zuschuss von bis zu 1 MIO Euro reserviert. Nun bedarf es allerdings der formalen Beantragung der Bewilligung des Zuschusses. Dazu muss eine detaillierte Entwurfsplanung erstellt werden. Zwischenzeitlich haben am 15.01.2019, 20.11.2018 und 30.10.2018 Besprechungen zwischen dem Schulverband, der Architektin, den Sonderfachleuten, der Schulleitung und der Verwaltung stattgefunden. Dabei stand stets auch immer die Fragestellung, ob eine Sanierung oder ein Neubau wirtschaftlicher wäre, im Mittelpunkt.

Ein Mangel der Bestandshalle ist die nicht normgerechte Größe, der unter Berücksichtigung des Unfallverhütungsschutzes für sich betrachtet für einen Neubau sprechen würde. Nicht zuletzt dadurch bedingt müssen die kompletten Sanierungskosten genau berechnet werden. Auch die Kosten eines Neubaus müssen berechnet werden. Erst das Ergebnis dieser beiden Berechnungen wird ein fundierte Entscheidungsbasis dafür liefern, ob eine Sanierung am Ende gegenüber einem Neubau wirtschaftlich ist.

Nachdem gegenüber Herrn Thordsen vom Zuschussgegeber bestätigt wurde, dass der angekündigte 1 MIO-Landeszuschuss für die Sanierung der Sporthalle auch für einen Ersatzbau zur Verfügung steht, sofern die Sanierungskosten 80 % der Neubaukosten überschreiten, wird diese Option also nicht mehr als gänzlich abwägig eingeordnet.

Die Planer wurden beauftragt, die Sanierungskosten genau zu berechnen und jenen Kosten eines Neubaus als Ersatzbau gegenüberzustellen. Diese Berechnung muss der Überprüfung durch Fachleute des Zuschussgebers Stand halten. Das Ergebnis wird die Architektin in der Bauausschusssitzung am 28.03.2019 vortragen.

Schlussendlich muss die Verbandsversammlung am 02.04.2019 beschließen, welche Option als Förderantrag zur Bewilligung eines Zuschusses gewählt werden soll. So oder so muss die Kofinanzierung aufgebracht werden.
Da diese interdisziplinären Planungen (Architekt, Statiker, Energieplaner, Planer für technische Gebäudeausstattung) nicht im Handumdrehen erstellt werden können, sondern aufgrund des Umfanges Zeit beanspruchen, darf die Entscheidung der Verbandsversammlung nicht mehr vertragt werden. Ansonsten wird der reservierte Zuschuss gefährdet.  

Beschluss:
Es wird beschlossen, den Neubau der Sporthalle weiter zu verfolgen. Der Verbandsvorsteher wird ermächtigt, erforderliche Planungsaufträge zu verhandeln und eine Planung bis zur Leistungsphase 3, Entwurfsplanung, zu erteilen. Diese Planungen sollen Grundlage für den formellen Förderantrag werden. Der Förderantrag ist fristgerecht zu stellen. Erforderliche Mittel für zu erbringende Planungsleistungen in Höhe von abgeschätzt rund 70.000 € werden über den Nachtrag zum Vermögenshaushalt bereitgestellt. Die Kofinanzierung von bis zu 1.200.000 € zzgl. der nicht includierten Kosten für den Abriss der alten Halle, ggf. neu zu beschaffende Sportgeräte sowie der Gestaltung der Außenanlagen wird sichergestellt und erforderliche Mittel werden über den Haushalt 2020 bereitgestellt. Die Art der Finanzierung wird zu gegebener Zeit separat beraten.  

Ja-Stimmen :12
Nein-Stimmen :0
Enthaltungen :0

Die Angelegenheit wird angenommen.

zu TOP 10. Erlass der Honorar- und Gebührensatzung des Schulverbandes Fleckeby für die Kommunale Volkshochschule (VHS) der Gemeinden Fleckeby, Güby, Hummelfeld und Kosel im Schulverband Fleckeby
Beschlussvorlage - 6/2019
Durch die Veränderung der Leitung der VHS ist eine Anpassung der monatlichen Aufwandsentschädigung gewünscht. Diese wurde im Rahmen der Neufassung der o. g. Satzung berücksichtigt.

In § 1 wurde daher folgende Änderungen eingeführt:
  • Die Aufwandsentschädigung für den VHS-Leiter und den Redakteur des Schlei-Kuriers wurden aufgeteilt.
  • Die Auslagenpauschale für die Pflege der Internetseite wurde auf 30,- € monatlich erhöht.

In § 4 wurden die Regelungen der Datenverarbeitung an die DSGVO angepasst.

Beschluss:
Die Honorar- und Gebührensatzung des Schulverbandes Fleckeby für die Kommunale Volkshochschule (VHS) der Gemeinden Fleckeby, Güby, Hummelfeld und Kosel im Schulverband Fleckeby wird in der vorliegenden Fassung erlassen.

Ja-Stimmen :12
Nein-Stimmen :0
Enthaltungen :0

Die Angelegenheit wird angenommen.

zu TOP 11. Anschaffung eines Rasenmähertreckers

Herr Thordsen informiert die Anwesenden über den Zustand des 25 Jahre alten Rasenmähertreckers, bei dem das Mähwerk kaputt ist und andere Reparaturen fällig sind. Herr Röhl spricht sich für eine Neuanschaffung aus. Nach Mitteilung von Hausmeister Bäsel wird der Trecker zum Mähen, Winterdienst und zum Ziehen des Anhängers für weitere Arbeiten benötigt.
Auf Nachfrage von Herrn Keinberger wird von der Lehrerschaft mitgeteilt, dass auch insektenfreundliche Flächen im Außenbereich der Schule geplant sind.

Beschluss:
Es wird beschlossen, für die zeitnahe Neuanschaffung eines Rasenmähertreckers 6.000,- € bereitzustellen.

Ja-Stimmen :12
Nein-Stimmen :0
Enthaltungen :0

Die Angelegenheit wird angenommen.

Vorschlag für als nicht öffentlich zu behandelnde Tagesordnungspunkte

Öffentlich zu behandelnde Tagesordnungspunkte

zu TOP 13. Bekanntgaben
Verbandsvorsteher Thordsen berichtet über die Stundenerhöhung im Personalbereich.


Peter Thordsen  Christoph Stöcks 
Verbandsvorsteher  Protokollführer